Datenformate des Komplettexports

Mit dem Komplettexport erhalten Kunden alle exportierbaren Daten ihres Unternehmens aus ONSPECS, etwa für den Wechsel zu einem anderen Anbieter oder für die Übertragung auf eigene Systeme (§ 12 unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen). Administratoren erstellen ihn in ONSPECS unter Einstellungen → Recht mit „Alle Daten herunterladen (ZIP)“, jederzeit und ohne gesondertes Entgelt.

Diese Seite ist das Register nach Art. 26 Buchstabe b der Verordnung (EU) 2023/2854 (Datenverordnung): Sie nennt die Datenstrukturen und Datenformate, in denen die exportierbaren Daten bereitstehen, und die Normen, nach denen sie geschrieben sind. Sie wird aus demselben Quelltext erzeugt, der den Export schreibt. Dieselben Angaben mit jeder Spalte jeder Tabelle stehen für Programme unter /datenformate.json.

Aufbau des Pakets

• LIESMICH.txt — die Beschreibung des Pakets: was es enthält, was nicht und warum, die Zahl der Zeilen je Tabelle (Text, UTF-8).
• tabellen/ — je Tabelle eine CSV-Datei, dazu tabellen/firma.csv (die Firma selbst) und tabellen/mitglieder.csv (die Mitglieder).
• daten.json — dieselben Daten in einer JSON-Datei.
• dateien/ — die gespeicherten Dateien, je Art in einem eigenen Ordner.
• weg-uebergabe/ — je Gemeinschaft der Wohnungseigentümer ein Ordner zur Übergabe an den nächsten Verwalter, sofern die Firma Gemeinschaften verwaltet.

Das Paket ist ein ZIP-Archiv; die Dateinamen sind als UTF-8 gekennzeichnet. Jede Datei ist mit dem Verfahren Deflate gepackt oder, wo das nichts spart, ungepackt gespeichert. Ordner stehen als Teil der Dateinamen darin. Die Dateien eines Pakets umfassen zusammen höchstens 512 MB; was darüber hinausgeht, nennt die Beschreibung im Paket mit Namen.

Tabellen als CSV

• Zeichensatz UTF-8 mit vorangestelltem Byte Order Mark (U+FEFF), damit Tabellenprogramme Umlaute richtig lesen.
• Trennzeichen ist das Semikolon (;), jede Zeile endet mit CR LF.
• Die erste Zeile nennt die Spalten mit den Namen aus der Datenbank, jede weitere ist ein Datensatz.
• Ein Wert mit Semikolon, Anführungszeichen oder Zeilenumbruch steht in doppelten Anführungszeichen; ein Anführungszeichen darin ist verdoppelt.
• Ein fehlender Wert ist ein leeres Feld. Binäre Werte stehen als base64: mit dem Inhalt in Base64.
• Zahlen, Datums- und Zeitangaben stehen so, wie die Datenbank sie speichert.

Alle Daten als JSON

daten.json ist ein JSON-Objekt (UTF-8) mit den Schlüsseln erstellt, firma, hinweis, tabellen, fehlt_ohne_recht:

• erstellt — der Zeitpunkt des Exports nach ISO 8601 in koordinierter Weltzeit (UTC).
• firma — Nummer, Name und Kürzel der Firma.
• hinweis — ein Satz zum Inhalt.
• tabellen — je Tabelle eine Liste ihrer Datensätze, jeder als Objekt mit den Spalten als Schlüsseln; die Namen sind dieselben wie die der CSV-Dateien ohne Endung.
• fehlt_ohne_recht — nur, wenn Tabellen fehlen, weil wer exportiert hat, das dafür nötige Recht nicht hat: das Recht, die Tabellen und, wo sie genannt werden darf, die Zahl der Zeilen.

Dateien

Die Dateien liegen unverändert, in dem Format, in dem sie in ONSPECS gespeichert sind. Rechnungen stehen als PDF und, wo eine E-Rechnung erstellt ist, zusätzlich als XML im Format Cross Industry Invoice von UN/CEFACT nach der Norm EN 16931; Angebote und unterschriebene Dokumente als PDF.

• dateien/eingangsbelege/ — Eingangsbelege
• dateien/rechnungen/ — Rechnungen
• dateien/angebote/ — Angebote
• dateien/marke/ — Logo, Favicon und Bild des Briefpapiers
• dateien/baustellenfotos/ — Baustellenfotos
• dateien/nachunternehmer/ — Nachunternehmer-Unterlagen
• dateien/geraete/ — Prüfnachweise der Geräte
• dateien/altsystem/ — Altsystem-Archiv
• dateien/unterschriften/ — unterschriebene Dokumente
• dateien/projekte/ — Projektdateien
• dateien/dokumente/ — Flyer und Broschüren (Vorlagen → Dokumente)
• dateien/baubeschreibungen/ — Baubeschreibungen: Pläne und versendete Fassungen
• dateien/exposes/ — Exposé-Fotos
• dateien/gespraeche/ — Gesprächsaufnahmen
• dateien/geldwaesche/ — Ausweiskopien der Geldwäsche-Akten (nur mit dem Recht „Geldwäsche")

Unterlagen einer Gemeinschaft der Wohnungseigentümer

Je Gemeinschaft ein Ordner weg-uebergabe/<Nummer>-<Name>/ mit einer eigenen LIESMICH.txt, dem Eigentümerverzeichnis (eigentuemerverzeichnis.csv) und diesen Dateien im selben CSV-Format: gemeinschaft.csv, beschluss-sammlung.csv, beschluss-sammlung-vermerke.csv, einheiten.csv, eigentuemer-zeitraeume.csv, eigentuemer-laender.csv, versammlungen.csv, tagesordnungen.csv, einladungen.csv, wirtschaftsplaene.csv, wirtschaftsplaene-posten.csv, konto-der-gemeinschaft.csv, hausgeld-mahnungen.csv, hausgeld-trennungen.csv, jahresabrechnungen.csv, jahresabrechnungen-verbrauch.csv, vermoegensberichte.csv, vermoegensberichte-posten.csv, vermoegensberichte-zugaenge.csv.

Nicht im Export

• Zugangsgeheimnisse wie Passwörter, Schlüssel und Token: die Spalten stehen in den Tabellen, ihr Wert ist leer. Welche Spalten das sind, nennt das Register für Programme.
• Geldwäsche-Akten und Risikoanalysen (Tabellen geldwaesche_pruefungen, geldwaesche_risikoanalysen — Angaben nach § 11 GwG) — nur, wenn wer exportiert, das Recht „Geldwäsche" hat.
• Abwesenheiten mit Grund (Tabelle abwesenheiten — darin Krankheitstage, Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO) — nur, wenn wer exportiert, das Recht „Abwesenheiten aller (mit Grund)" hat.
• Aufnahmen und Videos des Videostudios — große Mediendateien, nicht Teil der Rückgabe — jedes Video lässt sich einzeln herunterladen, solange die Firma in ONSPECS besteht; mit dem Ende der Firma werden sie gelöscht.
• Material der Markenfilme — große Mediendateien, nicht Teil der Rückgabe — jedes Video lässt sich einzeln herunterladen, solange die Firma in ONSPECS besteht; mit dem Ende der Firma werden sie gelöscht.
• Bildschirmfotos, die bei Fehlern automatisierter Abläufe in beruflichen Netzwerken zur Fehlersuche entstehen — Fehlersuche, höchstens fünf je Art, keine Daten der Firma.
• Messbilder fremder Websites — Zwischenspeicher für 24 Stunden.
• Kartenkacheln (3D-Gebäude) — Zwischenspeicher öffentlicher Karten.
• Kartenkacheln (Grundkarte) — Zwischenspeicher öffentlicher Karten.
• Kartenkacheln (OpenStreetMap) — Zwischenspeicher öffentlicher Karten.
• Kartenkacheln (Vektorkarte, Gelände, Luftbild) — Zwischenspeicher öffentlicher Karten.
• Ortsdatenbank der Anmeldemeldung (DB-IP) — eine Datei für den ganzen Server, keine Daten der Firma — sie kommt jederzeit neu von DB-IP.
• Nachweise des Firmenendes (gelöschte Kennungen bei Anbietern von Video- und Stimmdiensten) — Nachweis des Betreibers über das Löschen beim Ende der Firma (AVV § 9 Abs. 2) — er entsteht erst dann, nur Kennungen, keine Inhalte.

Die Tabellen

Das Paket kann 199 Tabellen enthalten; eine Tabelle ohne Datensätze der Firma fehlt im Paket. Jede Spalte jeder Tabelle steht im Register für Programme unter /datenformate.json.

• firma.csv
• mitglieder.csv
• ab_zustimmungen.csv
• abgrenzungen.csv
• abnahmen.csv
• abwesenheiten.csv
• activity.csv
• adressen.csv
• agent_betreuer.csv
• agent_laeufe.csv
• agent_plan.csv
• agent_vorgaenge.csv
• altsystem_archiv.csv
• analyse_kosten.csv
• anbieter_objekte.csv
• anhang.csv
• anlagegueter.csv
• ansichten.csv
• antwortpostfach.csv
• arbeitszeit_punktetage.csv
• arbeitszeit_soll.csv
• arbeitszeiten.csv
• assist_msgs.csv
• assist_usage.csv
• aufmasse.csv
• auftragsbestaetigungen.csv
• ausschreibung_profile.csv
• ausschreibungen.csv
• badges.csv
• baubeschreibung_uebergaben.csv
• baubeschreibungen.csv
• baustellenfotos.csv
• bautagebuch.csv
• benachrichtigung_sammel.csv
• besichtigungen.csv
• bilanz_staende.csv
• bk_abrechnungen.csv
• bk_direkt.csv
• bk_kosten.csv
• bt_abrufe.csv
• bt_einheiten.csv
• bt_vertraege.csv
• bt_vorhaben.csv
• buchhaltung.csv
• campaigns.csv
• contact_notes.csv
• datanorm_vorgaben.csv
• dav_zugaenge.csv
• eingangsbeleg_dateien.csv
• eingangsbelege.csv
• einladungen.csv
• einsaetze.csv
• einwilligungen.csv
• erinnerungen.csv
• eroeffnungsbilanz.csv
• events.csv
• exclusions.csv
• exposes.csv
• fahrten.csv
• fahrzeuge.csv
• festschreibung_aufhebungen.csv
• festschreibung_zeilen.csv
• festschreibungen.csv
• firmen.csv
• firmen_ignoriert.csv
• firmendokumente.csv
• fristen_gemeldet.csv
• fristen_quittungen.csv
• geldwaesche_pruefungen.csv
• geldwaesche_risikoanalysen.csv
• geraete.csv
• geraete_pruefungen.csv
• gespraeche.csv
• gobd_angaben.csv
• groups.csv
• invoice_dunnings.csv
• invoice_items.csv
• invoice_payments.csv
• invoice_sends.csv
• invoices.csv
• kalender_abos.csv
• kalender_extern.csv
• kalender_sync.csv
• ki_schluessel.csv
• ki_zuordnung.csv
• kontakt_vorschlaege.csv
• konten.csv
• lead_firmen.csv
• lead_listen.csv
• lead_lists.csv
• lead_wege.csv
• leads.csv
• lizenzen.csv
• loeschvormerkungen.csv
• maengel.csv
• mail_faeden.csv
• mailboxes.csv
• mailplan.csv
• marken_aussagen.csv
• marken_caption_beispiele.csv
• marken_caption_laeufe.csv
• marken_captions.csv
• marken_filme.csv
• marken_material.csv
• marken_musik.csv
• marken_stile.csv
• marken_themen.csv
• marken_videos.csv
• mastr_einheiten.csv
• meldungen.csv
• menue_gesehen.csv
• messages.csv
• mieteinheiten.csv
• mietmahnungen.csv
• mietposten.csv
• mietstaende.csv
• mietvertraege.csv
• mietzahlungen.csv
• newsletter_empfaenger.csv
• nu_unterlagen.csv
• nummernkreise.csv
• objekt_beob_flurstuecke.csv
• objekt_beobachtungen.csv
• objekt_werte.csv
• objekte.csv
• offline_eingaenge.csv
• plattform_musik_auftrag.csv
• plattform_musik_einsatz.csv
• points.csv
• postfach_gesehen.csv
• postfaecher.csv
• praemien.csv
• price_items.csv
• produkt_stufen.csv
• produkte.csv
• projekt_dateien.csv
• projekt_kontakte.csv
• projekt_meilensteine.csv
• projekt_zeiten.csv
• projekte.csv
• push_geraete.csv
• quest_gutschriften.csv
• quotes.csv
• rechnungspostfach.csv
• rueckstellung_aufloesungen.csv
• rueckstellungen.csv
• runs.csv
• schreiben_marken.csv
• sendekennungen.csv
• sicherheiten.csv
• stempeluhr.csv
• steuerwechsel.csv
• stundenlohnzettel.csv
• subscriptions.csv
• suchprofile.csv
• suppressions.csv
• tagesquests.csv
• teilnehmer.csv
• telegram_chats.csv
• templates.csv
• termin_extern.csv
• termine.csv
• track.csv
• unterschrift_ereignisse.csv
• unterschrift_parteien.csv
• unterschrift_vorgaenge.csv
• ustva_uebermittelt.csv
• vertraege.csv
• vertrag_ordnung.csv
• vertrag_texte.csv
• videostudio.csv
• vorschlaege.csv
• voucher_redemptions.csv
• vouchers.csv
• wache_ziele.csv
• wartung_protokolle.csv
• wartungen.csv
• webentwuerfe.csv
• weg_bericht_zugaenge.csv
• weg_beschluesse.csv
• weg_buchungen.csv
• weg_eigentuemer.csv
• weg_eigentuemer_laender.csv
• weg_einheiten.csv
• weg_einladungen.csv
• weg_gemeinschaften.csv
• weg_jahresabrechnungen.csv
• weg_mahnungen.csv
• weg_planposten.csv
• weg_tagesordnung.csv
• weg_trennungen.csv
• weg_verbrauch.csv
• weg_vermerke.csv
• weg_vermoegen.csv
• weg_vermoegensberichte.csv
• weg_versammlungen.csv
• weg_wirtschaftsplaene.csv
• wertermittlungen.csv
• zahlungseingaenge.csv

Normen und Spezifikationen

• ZIP-Dateiformat nach der Spezifikation APPNOTE.TXT von PKWARE; Verfahren Deflate nach RFC 1951.
• Zeichenkodierung UTF-8 nach RFC 3629.
• CSV nach RFC 4180, abweichend davon mit dem Semikolon als Trennzeichen.
• JSON nach RFC 8259.
• Base64 nach RFC 4648, Zeitpunkte nach ISO 8601.
• PDF nach ISO 32000; E-Rechnungen als Cross Industry Invoice (UN/CEFACT) nach EN 16931.